Viele kleine Unternehmen kämpfen mit der gleichen Frage. Wie dokumentiert man Arbeitszeiten, ohne den ganzen Tag mit Formularen, Apps oder Excel zu verbringen. Genau dort setzt das Schweizer Startup Stuund an.

Die Idee zu Stuund entstand nicht aus einer Präsentation oder einem Businessplan. Sie entstand im Alltag von Alban Braha, dem Gründer des Unternehmens. In seiner eigenen Firma lief die Zeiterfassung ähnlich wie in vielen kleinen Betrieben. Stunden wurden auf Zetteln notiert, manchmal gingen sie verloren. Am Ende der Woche schickten Mitarbeitende ihre Zeiten oft gesammelt per WhatsApp. Wenn jemand krank war oder etwas vergass, musste man nachfragen oder schätzen.

„Was sich für mich am Anfang am meisten kaputt angefühlt hat, war, wie unnötig kompliziert Zeiterfassung für kleine Teams geworden ist“, sagt Braha. Eigentlich sollte sie Klarheit schaffen. In der Praxis führte sie oft zu zusätzlicher Arbeit.

Als er mit anderen Unternehmern sprach, hörte er immer wieder ähnliche Geschichten. Besonders in Branchen wie Bau, Reinigung oder Facility Services arbeiten viele Teams ohne festen Arbeitsplatz. Die Leute sind unterwegs, wechseln zwischen Projekten oder starten ihren Tag direkt beim Kunden. Genau dort beginnen die Probleme. Systeme, die im Büro gut funktionieren, passen oft nicht zu diesem Arbeitsalltag.

Eine einfache Idee

Stuund entstand deshalb mit einer ziemlich simplen Überlegung. Wenn Menschen ohnehin täglich Nachrichten schreiben, warum sollte man diese Gewohnheit nicht für die Zeiterfassung nutzen.

Die erste Version war entsprechend minimalistisch. Mitarbeitende konnten ihre Arbeitszeit einfach per Nachricht melden. Kein Login, keine Installation, keine Schulung. Eine Nachricht beim Start der Arbeit. Eine weitere beim Feierabend. Daraus entstehen automatisch strukturierte Einträge. Gerade bei mobilen Teams zeigt sich schnell, warum dieser Ansatz funktioniert.

Eine Reinigungsfirma kann beispielsweise mehrere Teams haben, die morgens direkt bei verschiedenen Kunden beginnen. Früher wurden die Stunden oft erst später gesammelt notiert. Mit Stuund reicht eine kurze Nachricht beim Start und eine beim Ende der Schicht. Auf Baustellen ist es ähnlich. Teams arbeiten gleichzeitig an mehreren Projekten. Projektleiter sehen dadurch schneller, wie viele Stunden auf welchem Auftrag angefallen sind.

Viele Unternehmen stellen erst nach der Einführung fest, wie viel Zeit sie zuvor mit administrativen Aufgaben verbracht haben. Stunden mussten aus Messenger-Nachrichten, Excel-Tabellen und handschriftlichen Notizen zusammengeführt werden.

Ein weiterer Punkt ist das Arbeitsrecht. In der Schweiz sind Unternehmen verpflichtet, Arbeitszeiten nachvollziehbar zu dokumentieren. Gerade kleinere Betriebe unterschätzen manchmal, wie wichtig vollständige Aufzeichnungen sein können.

Stuund versucht deshalb, diese Dokumentation möglichst automatisch entstehen zu lassen. Nachrichten werden in strukturierte Datensätze umgewandelt. Zeitstempel, Mitarbeitendenzuordnung und Projektreferenzen werden direkt gespeichert. So entstehen Rapporte, ohne dass jemand Informationen manuell zusammenstellen muss.

Wachsen aus dem Alltag heraus

Die ersten Nutzer waren kleine Teams mit weniger als zwanzig Mitarbeitenden. Gerade dort fallen ineffiziente Prozesse besonders stark auf. Mit der Zeit begannen auch grössere Betriebe, Stuund in ihre Abläufe zu integrieren. Besonders Unternehmen mit mehreren Einsatzorten profitieren davon, wenn Arbeitszeiten ohne zusätzlichen Aufwand erfasst werden.

Viele Funktionen sind direkt aus Gesprächen mit Kunden entstanden. Einige wollten bessere Übersichten für Projektleiter, andere strukturierte Rapporte für Lohnabrechnungen. Der Kern der Idee ist jedoch gleich geblieben. Zeiterfassung soll im Alltag möglichst wenig Aufmerksamkeit verlangen. Die Schweiz war für Stuund ein naheliegender Startpunkt. Einerseits sind die gesetzlichen Anforderungen klar geregelt. Andererseits arbeiten viele KMU noch mit sehr einfachen Lösungen.

Langfristig sieht Alban Braha das Thema jedoch international. In vielen Ländern stehen Unternehmen vor der gleichen Herausforderung. Arbeitszeiten müssen dokumentiert werden, gleichzeitig soll der administrative Aufwand möglichst gering bleiben.

Wenn die Idee funktioniert, könnte Zeiterfassung irgendwann fast unsichtbar werden. Mitarbeitende müssen dann nicht bewusst ein System bedienen. Sie erfassen ihre Zeit einfach nebenbei, über Werkzeuge, die sie ohnehin täglich verwenden.

Für viele kleine Unternehmen wäre das bereits ein grosser Schritt. Weniger Zettel, weniger Chaos und ein bisschen mehr Überblick im Alltag.